Přeprogramujeme se?

Některá témata se vracejí, jen v obměnách. Kdysi jsem zde zmínil knihu Deset myšlenek o čase od Bodil Johnssonové. Jedna z oněch deseti myšlenek  byla o čase děleném a neděleném. Od děleného času je ovšem blízko k času rozdrobenému a roztříštěné pozornosti.

Tahle nepřímá souvislost se mi vybavila, když jsem narazil na text na blogu Nicholase Carra, ve kterém upozorňuje na vyjádření Nicholase Negroponta (mimo jiné známého díky iniciativě One Laptop per Child). "Moje schopnost číst jakékoli delší vyprávění víceméně vymizela," sděluje Negroponte.

Toto přiznání by si Carr mohl bez úprav zařadit do první kapitoly své knihy "The Shallows: What the Internet Is Doing to Our Brains". V této kapitole (Amazon vám ji doručí do Kindle jako vzorek knihy) uvádí několik příkladů lidí, kteří upozornili na podobnou zkušenost jako Nicholas Negroponte.

Nicholas Carr upozorňuje, že když po několik let vystavíte svoji mysl "internetovému" konzumování informací (rychlému proudu malých informačních "kousků"), změní se natrénování vašeho mozku. Mozek se přeprogramuje. Carr ve své knize tento jev analyzuje a shrnuje výsledky výzkumů, které jsou zatím k dispozici.

Je to pro nás dobře nebo špatně - nebo - zeptám-li se jinak, je pro nás toto nové natrénování v něčem výhodné nebo má pro nás jen nevýhody? Nevím, na to lze zatím těžko odpovědět. Vyplatí se být si toho jevu vědom? - Určitě. A Carrova kniha se určitě dostaně na můj seznam knih k přečtení.

Jak jste na tom vy se schopností dlouhodobého soustředění a se čtením dlouhých textů?

Deficit pozornosti

Občas zde zmiňuji témata zacházení s časem a produktivity. Dnes bych rád upozornil na knihu, kterou jsem sice ještě nečetl, ale rozhodně se dostane na seznam knih k přečtení.

Disctracted od Maggie Jackson analyzuje jeden z velkých problémů naší součastné technické civilizace: deficit pozornosti. Časté přeskakování od jednoho k druhému, kultura multitaskingu (líbí se vám porady, kde část lidí cosi hledá na laptopech?) a potřeba některých kancelářských pracovníků být stále busy, aby nevypadali jako lůzři, nám opravdu neslouží dobře. Ztrácíme schopnost řešit problémy, u kterých nestačí zůstat na povrchu věcí.

Nejde jen o práci a její efektivitu, protože nedostatek pozornosti ovlivňuje i mezilidské vztahy. Nebudu ale moralizovat. Shrnutí některých myšlenek knihy samotnou autorkou si můžete poslechnout na YouTube. A jestli po minutě nebo dvou pocítíte potřebu přeskočit k něčemu jinému, zkuste ji překonat. Berte to jako trénink pozornosti :). Jedna myšlenka ze samotného závěru videa: dříve pocházelo ignoranství z toho, že bylo málo informací, dnes pochází z toho, že jsme informacemi zaplaveni a neumíme je přetvořit na znalosti.

Takže co s tím?

Cíle 2009?

Pokud přemýšlíte nad cíly pro rok 2009, určitě je neformulujte jako Steve Ballmer. Cíl by měl být formulovaný konkrétně (jasně popište stav věcí po jeho dosažení) a musí být měřitelný. Na konci roku byste měli být schopní říct, ano, cíle jsem dosáhl nebo ne, cíle jsem nedosáhl.

Ačkoli jako celek je Ballmerův e-mail hodně zajímavé čtení, jeho pět bodů je uzoufání obecných. Jak Microsoft pozná, že správně poháněl uživatelské nadšení ze svých produktů? Podle peněz, nabízí se odpověď, ale kolikátý dolar v kasičce je ten, po jehož zacinkání si budou moci říct, že uživatelé jsou už správně nadšení?

Prázdný inbox

Pokud si budete na začátku nového roku dělat inventuru v prioritách, úkolech a nedej bože si stavět nějaká předsevzetí, možná pomůže jednoduchý postup, který jsem odposlechl v přednášce Inbox Zero Merlina Manna: Zvolte nějaký časový úsek (například posledních 14 dní v práci) a podívejte se na historii v prohlížeči, ve vašem programu pro instant messaging, podívejte se, jak jste zpracovávali elektronickou poštu. Spočívá-li vaše zaměstnání převážně v práci s informacemi, řekne vám zmíněný "inventurní" postup vcelku hodně o tom, jak jste na tom s prioritami rozdělování času a vaší pozornosti.

Jakou hodnotu času lze odpozorovat z vašeho záznamu historie? Jak snadné je vás vyrušit? Kdyby vás někdo zastavil na chodbě a požádal o 1000 korun, jak lehce mu je věnujete? Na druhou stranu, jak lehce dáte někomu, kdo vás vyrušil, deset, dvacet, třicet minut vaší pozornosti?

Když se vrátím k výše zmíněné přednášce, Inbox Zero je triviální metoda, která může pomoci zvládat přívaly e-mailu a nenechat se řídit svým inboxem. Je to v podstatě silně zjednodušený postup GTD (česky jako Mít vše hotovo) aplikovaný jen na e-mail. Stačí shlednout prvních cca 30 minut, zbytek přednášky vyplňuje diskuze.

Pokusím-li se o stručný souhrn, metoda Inbox Zero spočívá v tom, nemít elektronickou poštu stále otevřenou, ale když se jí ve zvolený čas věnujete, zpracovat ji vždy všechnu. "Zpracování" znamená zvolit pro každou došlou zprávu jednu z následujících pěti akcí:

• Smazat (nebo archivovat - archivace by měla být jednoduchá a rychlá, například přesun do jediné archivní složky).
• Delegovat na někoho jiného.
• Odpovědět (pokud lze odpovědět hned a rychle, můžete si stanovit limit délky odpovědi, např. 2-3 věty).
• Odložit odpověď, protože je nutné nejdříve udělat nějakou práci. Tuto práci si samozřejmě plánujete s ohledem na jiné úkoly a jejich priority.
• Udělat hned, tj. splnit úkol obsažený v e-mailové zprávě.

Aplikování tohoto postupu vám může pomoci zvýšit svoji efektivitu, ale má to své limity. Pokud jste permanentně zavalení novými zprávami, přestože časem rozhodně neplýtváte, je na místě nějaké jiné řešení. Může to být větší delegování, přerozdělení práce, někdy pomůže i lehce byrokracký postup, například zavední organizačního procesu pro zadávání požadavků. Takový proces v ideálním případě nepřidá mnoho práce vám, ale zajistí, že požadavky, které si žádají vaši pozornost, budou přicházet ve vyšší kvalitě, lépe připravené.

 

Ekonomika volného času

Pokud vznikne nadbytek něčeho, lidská společnost si s ním zpočátku neumí poradit. Platí to i pro pro nadbytek volného času. Například v Británii v době průmyslové revoluce vzrostla spotřeba ginu :).

Během ekonomického růstu po druhé světové válce si lidé s volným časem poradili jinak - zasedli k televizi. A sedí u ní dodnes. Ta část světové populace, která disponuje připojením k internetu, stále stráví před televizní obrazovkou asi bilion hodin ročně ("český" bilion, tedy 10^12, odpovídá "americkému" trilionu). Jak kalkuluje Clay Shirky v přednášce Gin, Television, and Congnitive Surplus, pokud by se jedno procento tohoto času věnovalo dělání něčeho místo dělání ničeho, bylo by možné vytvořit za jeden rok 98 "Wikipedií" - v plném rozsahu dnešní Wikipedie a ve všech jazycích, ve kterých je dostupná.

Je samozřejmé, že ne každý má stejné množství volného času a ne každý má dispozice k tomu něco vytvořit. Věřím ale, že v tomto měřítku by zákon velkých čísel měl fungovat dokonale a to jedno procento je vcelku realistické přání. A už se nějakou dobu plní, jen to úsilí není systématické a zacílené. Kde jinde by se jinak brala pozornost, kterou lidé věnují nejrůznějším Web 2.0 službám.

Mýty o produktivitě

Ještě jsem se tak docela nerozhodl, jestli je server Lifehack užitečný nebo ne. Serverů, které píšou o produktivitě nebo osobním rozvoji, je hodně a Lifehack patří k těm, které publikují často a hodně. Některé texty mi ale přijdou hodně obecné, jen občas se najde něco trochu zajímavějšího. V poslední době třeba dva texty v jejich oblíbeném formátu: 10 mýtů o produktivitě, které vás brzdí a 10 základních dovedností, které potřebujete k úspěchu skoro ve všem. Nejprve si ze zmíněných 10 mýtů dovolím okomentovat ty, které podle mě zaslouží víc pozornosti.

Nemám čas používat nějaký systém: Samozřejmě, že zavedení systému na organizaci času vám také zabere nějaký čas (berte to jako takový jarní úklid), pak by vám ale měl systém čas jen šetřit. Jestli ne, je to špatný systém. Má vlastní zkušenost: klidně si vyberte jen tu část organizačního systému, která vám momentálně nejvíc pomůže. Až si zvyknete a osvěčí se vám to, přidejte podle potřeby další části.

Organizační systémy jsou rigidní a neflexibilní: Tak o tom jsem vlastně psal už v předchozím odstavci. Pokud si nemůžete vybrat jen to, co potřebujete, a samozřejmě si to do jisté míry přizpůsobit, je to špatný systém a vyhněte se mu. Vlastnosti dobrého systému budou právě opačné.

Kreativita se do žádného systému nevejde: Chyba, i kreativní práce je pořád práce a jako taková může trpět chybami v organizaci. A určitě je doprovázená řadou nekreativních činností, které je možné optimalizovat.

Mně systém nepomůže, potřebuji k práci inspiraci: Ne nutně a ne vždy. Myslím, že nikdo není inspirován 8 či více hodin denně. A když nápady přijdou, je dobré je mít zachycené v nějaké použitelné podobě na později, popřípadě mít možnost si rychle uvolnit ruce a vrátit se k nim.

Nakonec ještě poznámka k druhému odkazovanému článku o 10 základních dovednostech. Nejsem si jist, že má smysl je řadit od první nejdůležitější dovednosti k poslední desáté. To pořadí může být pro každého úplně jiné a i u jednoho člověka se může v čase měnit. Malé cvičení: kdybyste měli z těch deseti dovedností vybrat jen tři nejdůležitější, které by to byly? Já volím schopnost najít informace a pracovat s nimi (v originále jako Research), kritické myšlení a sebeřízení.

Přeceňování časových rezerv

Pokud pracujete jako projektový manažer, možná jste se už setkali s tím, co nedávno studie s názvem "Resource slack and propensity to discount delayed investments of time versus money" (autoři Gal Zauberman PhD a John G. Lynch Jr. PhD) potvrdila i statisticky. Jednoduše řečeno, studie zjistila, že lidé mají jasný sklon předpokládat, že v budoucnu (třeba za měsíc) budou mít k dispozici víc času, než mají dnes. V menším měřítku to platí i pro peníze. Takže až si budete nasmlouvávat nějaký zdroj pro použití ve vzdálenější budoucnosti, raději vždy počítejte s přehnaným optimismem dané osoby :).

Jako možné vysvětlení pro zmíněný jev studie uvádí, že lidé nemají obvykle jasnou představu o svém "průměrném" časovém vytížení a rozložení času. Mate nás to, že každý den je trochu jiný. I když nás právě vytěžuje něco akutního, většinou stejně předpokládáme, že za měsíc se nic takového nevyskytne.

Multi-tasking Craziness

Studie s názvem "Constant, Constant, Multi-tasking Craziness": Managing Multiple Working Spheres (autoři Victor Gonzáles a Gloria Mark, 2004) je zajívavé, i když trochu smutné čtení. Studie je založená na několikadenním sledování 14 lidí (analytiků, programátorů, manažerů) ve firmě, která formou outsourcingu poskytuje IT řešení a služby pro velkého zákazníka ve finanční oblasti.

Dokument operuje s termínem "pracovní sféra". Sféru tvoří pracovní aktivity, které se týkají jednoho tématu nebo projektu. Co zjistili:

• Lidé se v průměru věnují deseti "sférám" denně,
  
• jedné "vedlejší" sféře věnují za den v průměru 15 minut,
• jedné "hlavní" sféře věnují něco kolem 45 minut,
• čas strávený v jedné sféře není souvislý, k přepnutí z jedné sféry do druhé dochází v průměru jednou za 12 minut!

Jsou to čísla, která rozhodně nepotěší. Možná jsou trochu ovlivněná typem IT firmy (práce pro velkého klienta, který požaduje 100% kvalitu), ovšem řekl bych, že dobře postihují obecný trend "ředění" pozornosti.

Deset myšlenek o čase (malá recenze)

Právě jsem dočetl knihu Deset myšlenek o čase od Bodil Jonssonové (do češtiny přeložila Jana Holá, vydalo Argo 2007). Pokud by vám někdy přišla do ruky, nejdůležitější úvodní informace zní, že to není technicky pojatá kniha o Time Managementu. Je to kniha, kterou můžete otevřít, když venku prší a vy máte zrovna chuť si udělat „přemýšlecí odpoledne“ s šálkem čaje a zajímavým čtením.

První a nejdůležitější myšlenkou knihy je, že čas je tím hlavním a nejdůležitějším aktivem, které jako lidé máme. Vše ostatní, od sociálních vazeb po vzdělání a nakonec i peníze, získáváme tak, že za to směňujeme svůj čas, věnujeme ho svým blízkým, práci, atd. Tvrdí, že buď můžeme pořád dokola říkat, že čas nemáme, nebo se rozhodnout, že ho jednoduše máme (a pak si stanovit priority).

Na dalších stránkách pak autorka přemýšlí o tom, jak se liší vnímání prožitého času od času změřeného nebo například o tom, že vždy potřebujeme nějaký přípravný čas. Hodně blízké mi bylo povídání o děleném a neděleném čase. Dělený čas používáme pro řadu menších úkolů, mezi kterými postupně přepínáme. V neděleném čase máme možnost se soustředit jen na jednu věc, významnější a obtížnější. Ve svých manažerských začátcích jsem si mnohem víc vážil času neděleného a na čas dělený jsem se díval téměř jako na nutné zlo. Postupně jsem ale došel k tomu, že svůj smysl mají oba a skutečné umění spočívá v jejich vyvážení.

Vrátím se k hodnocení knihy. Pokud hledáte něco „technického“ o řízení a plánování času, zkuste to jinde. Pokud máte chuť na trochu filozofické pojednání o čase a širších souvislostech zacházení s ním v podmínkách naší technické civilizace, Deset myšlenek o čase vám rád doporučím.