2008-12-30

Prázdný inbox

Pokud si budete na začátku nového roku dělat inventuru v prioritách, úkolech a nedej bože si stavět nějaká předsevzetí, možná pomůže jednoduchý postup, který jsem odposlechl v přednášce Inbox Zero Merlina Manna: Zvolte nějaký časový úsek (například posledních 14 dní v práci) a podívejte se na historii v prohlížeči, ve vašem programu pro instant messaging, podívejte se, jak jste zpracovávali elektronickou poštu. Spočívá-li vaše zaměstnání převážně v práci s informacemi, řekne vám zmíněný "inventurní" postup vcelku hodně o tom, jak jste na tom s prioritami rozdělování času a vaší pozornosti.

Jakou hodnotu času lze odpozorovat z vašeho záznamu historie? Jak snadné je vás vyrušit? Kdyby vás někdo zastavil na chodbě a požádal o 1000 korun, jak lehce mu je věnujete? Na druhou stranu, jak lehce dáte někomu, kdo vás vyrušil, deset, dvacet, třicet minut vaší pozornosti?

Když se vrátím k výše zmíněné přednášce, Inbox Zero je triviální metoda, která může pomoci zvládat přívaly e-mailu a nenechat se řídit svým inboxem. Je to v podstatě silně zjednodušený postup GTD (česky jako Mít vše hotovo) aplikovaný jen na e-mail. Stačí shlednout prvních cca 30 minut, zbytek přednášky vyplňuje diskuze.

Pokusím-li se o stručný souhrn, metoda Inbox Zero spočívá v tom, nemít elektronickou poštu stále otevřenou, ale když se jí ve zvolený čas věnujete, zpracovat ji vždy všechnu. "Zpracování" znamená zvolit pro každou došlou zprávu jednu z následujících pěti akcí:
  • Smazat (nebo archivovat - archivace by měla být jednoduchá a rychlá, například přesun do jediné archivní složky).
  • Delegovat na někoho jiného.
  • Odpovědět (pokud lze odpovědět hned a rychle, můžete si stanovit limit délky odpovědi, např. 2-3 věty).
  • Odložit odpověď, protože je nutné nejdříve udělat nějakou práci. Tuto práci si samozřejmě plánujete s ohledem na jiné úkoly a jejich priority.
  • Udělat hned, tj. splnit úkol obsažený v e-mailové zprávě.
Aplikování tohoto postupu vám může pomoci zvýšit svoji efektivitu, ale má to své limity. Pokud jste permanentně zavalení novými zprávami, přestože časem rozhodně neplýtváte, je na místě nějaké jiné řešení. Může to být větší delegování, přerozdělení práce, někdy pomůže i lehce byrokracký postup, například zavední organizačního procesu pro zadávání požadavků. Takový proces v ideálním případě nepřidá mnoho práce vám, ale zajistí, že požadavky, které si žádají vaši pozornost, budou přicházet ve vyšší kvalitě, lépe připravené.
 


1 komentář:

7zjhy8uhuq řekl(a)...

If you are be} developing a product from concept in Dublin, Ireland, you need a team who will focus their time on developing your thought. We help with product design and growth, and can even create a CAD file in your order if you don’t have one out there. Of course, we now have both FDM nicely as|in addition to} SLA printers, so relaxation toilet handle assured that we’re capable of printing any single or small manufacturing run that you may be} need. Ensuring that you simply select the best additive manufacturing resolution in your utility is our priority and we all know that one measurement hardly ever matches all. Having a physical pattern of a 3D printed half in your hand level out|to indicate} high quality, material properties, sturdiness and skills can ultimately assist the decision-making course of. Over the years, the 3D printing industry has grown dramatically, creating new applied sciences .