Prázdný inbox

Pokud si budete na začátku nového roku dělat inventuru v prioritách, úkolech a nedej bože si stavět nějaká předsevzetí, možná pomůže jednoduchý postup, který jsem odposlechl v přednášce Inbox Zero Merlina Manna: Zvolte nějaký časový úsek (například posledních 14 dní v práci) a podívejte se na historii v prohlížeči, ve vašem programu pro instant messaging, podívejte se, jak jste zpracovávali elektronickou poštu. Spočívá-li vaše zaměstnání převážně v práci s informacemi, řekne vám zmíněný "inventurní" postup vcelku hodně o tom, jak jste na tom s prioritami rozdělování času a vaší pozornosti.

Jakou hodnotu času lze odpozorovat z vašeho záznamu historie? Jak snadné je vás vyrušit? Kdyby vás někdo zastavil na chodbě a požádal o 1000 korun, jak lehce mu je věnujete? Na druhou stranu, jak lehce dáte někomu, kdo vás vyrušil, deset, dvacet, třicet minut vaší pozornosti?

Když se vrátím k výše zmíněné přednášce, Inbox Zero je triviální metoda, která může pomoci zvládat přívaly e-mailu a nenechat se řídit svým inboxem. Je to v podstatě silně zjednodušený postup GTD (česky jako Mít vše hotovo) aplikovaný jen na e-mail. Stačí shlednout prvních cca 30 minut, zbytek přednášky vyplňuje diskuze.

Pokusím-li se o stručný souhrn, metoda Inbox Zero spočívá v tom, nemít elektronickou poštu stále otevřenou, ale když se jí ve zvolený čas věnujete, zpracovat ji vždy všechnu. "Zpracování" znamená zvolit pro každou došlou zprávu jednu z následujících pěti akcí:

• Smazat (nebo archivovat - archivace by měla být jednoduchá a rychlá, například přesun do jediné archivní složky).
• Delegovat na někoho jiného.
• Odpovědět (pokud lze odpovědět hned a rychle, můžete si stanovit limit délky odpovědi, např. 2-3 věty).
• Odložit odpověď, protože je nutné nejdříve udělat nějakou práci. Tuto práci si samozřejmě plánujete s ohledem na jiné úkoly a jejich priority.
• Udělat hned, tj. splnit úkol obsažený v e-mailové zprávě.

Aplikování tohoto postupu vám může pomoci zvýšit svoji efektivitu, ale má to své limity. Pokud jste permanentně zavalení novými zprávami, přestože časem rozhodně neplýtváte, je na místě nějaké jiné řešení. Může to být větší delegování, přerozdělení práce, někdy pomůže i lehce byrokracký postup, například zavední organizačního procesu pro zadávání požadavků. Takový proces v ideálním případě nepřidá mnoho práce vám, ale zajistí, že požadavky, které si žádají vaši pozornost, budou přicházet ve vyšší kvalitě, lépe připravené.